Každý z nás by uměl vyjmenovat několik skvělých programů pro vedení poznámek. Nechci a nebudu srovnávat. Sám jsem byl mnohaletým spokojeným uživatelem Evernote, ale před lety jsem využil možnosti převést všechny poznámky do OneNote. Předem upozorňuji, že je nechci a nebudu srovnávat a taky není mým cílem vybrat krále poznámkovacích nástrojů. Jen se chci podělit o to, jak a proč používám OneNote já.

Proč OneNote?

Asi by vás zajímalo, proč jsem opustil Evernote. Důvodů bylo několik. Tak jednak proto, že jsem mohl. Pak proto, že Microsoft nabídl před několika roky nástroj, který automaticky zmigroval všechny poznámky do OneNote. Hodně jsem se v té době pohyboval výhradně v MS prostředí a v MS komunitě a tak trochu se to slušelo. Dále to byl pro mě zajímavý produkt na školení (který každý má a nikdo o tom neví) a hlavně, přijde mi logické používat jeden ekosystém. Můžete najít na konkrétní činnost lepší nástroj, ale pokud někdo nabídne ucelené řešení, které může mít maličko slabší jednotlivé komponenty, pak za mě vítězí systém, ale co mám Aplistům povídat, že?

Co mi přinesl OneNote ekosystém

100 % platformní nezávislost. Android sice nepoužívám a neplánuji to, nicméně ta možnost tu je. macOS, iOS, Windows a web je samozřejmostí. Webová verze zatím super ve všech prohlížečích, na které jsem narazil.

Propojenost s ostatními MS aplikacemi. Největší integrací je kombinace Outlook – OneNote. Připomínky, zápisy v kalendáři a podobně. V tuhle chvíli bohužel Apple verze integrace pokulhává za Windowsovskou, ale doufám, že ji brzy dožene.

Jedno místo na poznámky všeho druhu a typu. Nejvíce mě trápila roztříštěnost. Ano, bohužel historicky mám pár věcí v běžných Apple systémových poznámkách. Přeci jen se dají rychle sdílet s kýmkoliv, kdo má v ruce iPhone a to se mi docela často hodí, ale všechny rozsáhlejší a sofistikovanější projekty si vedu již jen v OneNote.

Přežije OneNote rok 2020?

Pokud si vzpomínám, pak se tento nástroj objevil zhruba v roce 2002 v balíku MS Office 2003. Od té doby MS investoval do vývoje mnoho prostředků. Aktuálně jsou jisté signály vedoucí k nejasnostem, ale skoro se odvážím slíbit, že OneNote přežije i rok 2020. On je totiž ve světě Office 365 všudypřítomný. Patří mezi základní on-line nástroje, OneNote sešit je součástí jakékoliv SharePointové stránky, je masivně využíván nastupující technologií Office 365 Groups a tak dále a tak dále.

Kde mám poznámky uložené

Základem je úložiště. Smysl má jedině on-line. Mít poznámky jen v jednom počítači mi nedává smysl. Historicky mám ještě několik Poznámkových bloků (tak se jmenuje OneNote dokument) na OneDrive (myslím tím na tom zdarma 5GB úložišti, co může mít každý). Postupně se snažím odbourávat všechna z tisíce úložišť s v podstatě nulovou kapacitou a veškerá data soustřeďuji na iCloud a OneDrive pro firmy. O tom proč, co a jak někdy příště.

V případě OneNote je iCloud nepoužitelný, proto je jedinou volbou OneDrive pro firmy. Můžete klidně i oddělit soukromé a pracovní bloky právě rozdělením mezi svým OneDrive a firemním OneDrive pro firmy. Aplikacím v telefonu, tabletu a v počítači to vůbec nevadí.

Správná struktura je základ státu

Jako OneNote nováček jsem se pořádně rozšoupl a pak toho hodně litoval. Můžete mít skoro tolik poznámkových bloků, kolik chcete, dokonce i otevřených najednou a OneNote aplikaci to kupodivu nevadí, a nikdy jsem nezpozoroval jakékoliv zpomalení. Horší je, že jsem po čase nevěděl, kde mám co uložené a proto dnes hodně uvažuji, zda nový sešit založit či ne.

Pro velké projekty mám samostatné bloky a protože je mojí obživou MS Office a grafické programy od Adobe, mám kvůli přehlednosti a škálovatelnosti jeden blok pro Word, Excel, jeden pro OneNote, pro PhotoShop atp. Zásadní je pro mě Osobní sešit na všemožné poznámky typu adresy, očkování, doklady a podobně.

Každý sešit má několik dalších úrovní vnoření:
• Skupina oddílů
• Oddíl
• Stránka
• Podstránka 1. úrovně
• Podstránka 2. úrovně

První a poslední jmenované v praxi nepoužívám, na skupiny oddílů často zapomínám a 2. úroveň podstránky prostě nepotřebuji. Aby to bylo hodně jasné, tady je jeden hodně komplexní příklad členění:

A jeden reálný. Mám rád ve věcech pořádek, ale nejsem dokonalý. Můj poznámkový blok Foto vypadá v reálu (před prázdninovým úklidem takto:

Každým oddílem je jeden fotografický workshop nebo žánr. Já vím, už tam vidíte ty skupiny oddílů Žánry a Workshopy, ale postupně knowhow z workshopů přepisuji do žánrů. Oddíly mi sice přijdou cool, ale skrývají v sobě strašně moc informací a to mi vadí.

Co se dá do poznámek vložit?

Odpovědí je, „skoro všechno“. Do poznámek odesílám (Apple sdílecí tlačítko), fotím, nahrávám zvuk (jde i video), píšu, tisknu, vystřihuji, maluji (díky za iPad s Apple pen). Miluji to, polud jsem sám na nějakém školení, pak si mohu dělat zápisky, záznam, a ihned na konkrétní místa vkládat fotografie projekce nebo flipu. Pěkně také vypadají vložená YouTube videa a další zdroje. Konec oddělených zdrojů, které už člověk nikdy nedá dohromady.

Báječný je OneNote i jako kuchařka, kterou máte všude s sebou:

Značkování

Síla OneNote spočívá především v prohledávání poznámek napříč stránkami, oddíly i celými bloky. Vybrané pasáže můžete doplnit značkami, podle kterých můžete vyhledávat a označovat splněné aktivity:

Hledání:

Kliknutím na značku se dostanete na příslušné místo v poznámkovém bloku.

Co dalšího

OCR v obrázcích, časová razítka, pokud si zapisujete poznámky při záznamu zvuku, šablony, odesílání e-mailem, on-line týmová spolupráce, historie dokumentů, koš, výřezy obrazovky, filtrování podle autorů, ochrana oddílů heslem, živé výpočty, editor rovnic, hypertextové odkazy na oddíly, stránky nebo odstavce, rychlé poznámky, ukotvení ke straně plochy, pěkné propojení s mobilní OneDrive aplikací a mnoho dalšího.

Závěrem

OneNote je pro mě jednou z nejčastěji používaných aplikací. V tuto chvíli sice Windows verze nabízí o něco více možností, ale díky silné komunitě a tlaku konkurence se Microsoft snaží a i na Apple počítače přináší každý měsíc novinky a zlepšení. OneNote není jediný a nemusí vyhovovat každému, ale minimálně pro korporátní uživatele jde o řešení zasluhující pozornosti.

Přijďte na náš kurz

Chcete se o Microsoft Office 365 dozvědět více? V případě, že přijdete na náš kurz, dozvíte se mnoho dalších informací nejen o Office 365, ale především praktické tipy/triky, jak s jednotlivými aplikacemi reálně pracovat. Nemusíte být počítačovými experty. Stačí jen chuť a láska k Applu.

Jiří Matějka